Situatie

Woonvoorziening de Mozaïek in Amstelveen, onderdeel van Ons Tweede Thuis, biedt zorg aan jongvolwassenen met niet-aangeboren hersenletsel (NAH) en lichamelijke beperkingen. De Mozaïek is een woonvoorziening met ruimte voor 36 cliënten, waarvan momenteel 30 cliënten tussen de 30 en 70 jaar oud verblijven. De doelgroep bestaat uit mensen die door bijvoorbeeld een ongeluk hersenletsel hebben opgelopen en daardoor hun leven drastisch hebben zien veranderen. De cliënten hebben behoefte aan intensieve begeleiding en zorg, waarbij ondersteuning nodig is bij dagelijkse activiteiten, zoals persoonlijke verzorging, eten, en het gebruik van tilliften.

Het team op de Mozaïek bestaat uit ongeveer 40 medewerkers, waaronder persoonlijk begeleiders, assistent-begeleiders, ADL-medewerkers en diverse specialisten zoals ergotherapeuten en verpleegkundigen. De diversiteit en de specifieke behoeften van de cliënten vereisen een breed scala aan kennis en vaardigheden binnen het team. Het werken met deze doelgroep kan zowel fysiek als emotioneel zwaar zijn, vanwege de complexiteit en de intensieve zorg die de cliënten nodig hebben.

Uitdagingen

Bij de Mozaïek kwamen we enkele uitdagingen tegen die invloed hadden op de dagelijkse werking van de voorziening. Een van de belangrijkste punten was de werkdruk die het vaste team ervaarde. Door het tekort aan vast personeel en de inzet van ZZP'ers, moesten de vaste medewerkers vaak overuren maken, wat soms leidde tot stress. Het inhuren van ZZP'ers bracht bovendien hogere kosten met zich mee, wat het budget van de voorziening onder druk zette.

Een andere uitdaging was de continuïteit in de zorg. Door de wisselende inzet van ZZP'ers was er niet altijd een vast gezicht voor de cliënten, wat zorgde voor minder binding met het team. Vooral cliënten met NAH gedijen bij voorspelbaarheid en stabiele relaties met hun zorgverleners.

Daarnaast was er het aspect van betrokkenheid en gespecialiseerde kennis bij de ZZP'ers. Terwijl het vaste team goed op de hoogte was van de specifieke behoeften en gedragingen van de cliënten, beperkten ZZP'ers zich soms tot enkel de noodzakelijke ADL-werkzaamheden. Hierdoor was er minder tijd voor persoonlijke interactie en het opbouwen van een vertrouwensband met de cliënten, wat essentieel is voor hun welzijn op de lange termijn.

Acties

Om de problemen aan te pakken, hebben we bij Tamarinde een gestructureerde aanpak gehanteerd, bestaande uit meerdere stappen:

1. Kennismaking en gezamenlijke visie: We begonnen met een diepgaand overleg met de locatiemanager en enkele kernleden van het team om een gezamenlijke visie te ontwikkelen. We bespraken de huidige uitdagingen en de specifieke behoeften van de Mozaïek, waarbij we de nadruk legden op het belang van continuïteit en gespecialiseerde kennis. Samen stelden we het doel om het aantal ZZP'ers binnen een jaar te halveren en de werkdruk voor het vaste team te verlichten.

2. Opstellen locatieprofiel: Om een gedetailleerd beeld te krijgen van de Mozaïek, voerden we interviews uit met de locatiemanager en verschillende teamleden. Deze interviews leverden waardevolle inzichten op over de dynamiek binnen het team en de specifieke behoeften van de cliënten. Het resulterende locatieprofiel werd ter goedkeuring voorgelegd aan het team en diende als basis voor onze gerichte wervingscampagnes.

3. Wervingscampagne: Met het goedgekeurde locatieprofiel in de hand, werkte ons communicatieteam een gerichte wervingscampagne uit. We richtten ons op studenten met een achtergrond in neuropsychologie en geneeskunde, die de benodigde kennis en vaardigheden konden aanvullen. De campagne werd verspreid via verschillende kanalen om een breed scala aan potentiële kandidaten te bereiken.

4. Selectie en inwerken: Uit de vele aanmeldingen selecteerden we acht studenten, waarvan de vijf beste kandidaten werden voorgesteld aan de Mozaïek. Deze studenten kregen een maand boventallig inwerktijd, begeleid door ervaren medewerkers zoals Ronald en Liliana. Dit inwerkprogramma zorgde ervoor dat de studenten goed voorbereid waren en zich comfortabel voelden in hun nieuwe rol. Daarnaast organiseerden we persoonlijke intervisiesessies onder leiding van een gepensioneerd psychiater, om het vaste team te ontzorgen in de werkbegeleiding van de studenten. Dit inwerkprogramma zorgde ervoor dat de studenten goed voorbereid waren en zich comfortabel voelden in hun nieuwe rol.

5. Evaluatie en bijsturing: Om de voortgang te monitoren en waar nodig bij te sturen, organiseerden we periodieke evaluaties met het team en de studenten. Contactpersoon Jeppe was continu beschikbaar om vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden. Door deze regelmatige evaluaties konden we snel inspelen op eventuele problemen en ervoor zorgen dat de samenwerking soepel verliep.

Resultaten

De implementatie van onze aanpak bij de Mozaïek heeft geleid tot significante verbeteringen op meerdere vlakken. Momenteel werken er 10 studenten op de Mozaïek, elk twee diensten per week, wat neerkomt op 600 uur begeleiding per maand. Dit heeft geleid tot een stabiele flexibele schil die de zomerperiodes goed kan overbruggen en de werkdruk significant heeft verminderd.

1. Verlichting van de werkdruk: De inzet van de studenten verlichtte de werkdruk voor het vaste team en zorgde voor continuïteit in de zorg, wat de rust en sfeer bij de cliënten ten goede kwam. De persoonlijke intervisiesessies onder leiding van een gepensioneerd psychiater ontlastten het vaste team verder in de werkbegeleiding van de studenten.

2. Kostenbesparing: Door de inzet van studenten in plaats van dure ZZP'ers konden de personeelskosten significant worden verlaagd.

3. Continuïteit en binding: De studenten, die minimaal twee diensten per week draaiden, boden continuïteit en hielpen een band op te bouwen met de cliënten, wat de kwaliteit van zorg verbeterde.

4. Actuele kennis en ondersteuning: De studenten brachten actuele kennis van hun studies mee, waardoor ze als ogen, oren en sparringspartners van de vaste medewerkers en specialisten konden dienen.

5. Toekomstige professionals: De studenten kregen de kans om waardevolle praktijkervaring op te doen, wat hen voorbereidde op toekomstige hbo- en wo-functies binnen de zorgorganisatie.